nieuwe algemene voorwaarden
Goed nieuws: er is een update van de algemene voorwaarden afgesproken en goedgekeurd door cult! en de Federatie van Boekingskantoren. Daarmee krijgen de afspraken rond de algemene voorwaarden uit 2016 een opfrisbeurt. Verschillende passages ondergingen aanpassingen om beter af te stemmen op de huidige realiteit en sommige artikels kregen meer verduidelijking en evenwicht.
lees hier de nieuwe algemene voorwaarden
algemene voorwaarden en bijzondere bepalingen
De algemene voorwaarden zijn afspraken die bij elk contract hetzelfde zijn. Denk aan: betalingsvoorwaarden, overmacht, wat bij contractbreuk, verzekeringen … Voor beide partijen is het gemakkelijk om met algemene voorwaarden te werken aangezien zo een deel van het contract steeds identiek blijft. Algemene voorwaarden zijn ook steeds wederkerig.
Met bijzondere bepalingen bedoelen we bepalingen die aanpasbaar zijn voor elke specifieke voorstelling en situatie. Dit gaat over de plaats en tijd, financiële afspraken, catering, gastenlijst … Dit werd niet besproken en behoort tot de individuele onderhandeling tussen organisator en artiest/boekingskantoor.
hoe gebruik je de tekst?
Iedereen die wil kan deze tekst gebruiken: zowel beginnende artiesten en gezelschappen als cultuurhuizen en boekingskantoren die graag een update doorvoeren aan hun bestaande contracten.
De nieuwe voorwaarden worden gebruikt door de leden van de Federatie van Boekingskantoren. De concrete lijst van boekingskantoren die deze nieuwe algemene voorwaarden gebruiken, zullen we hier verder aanvullen:
- Collage Productions
- Rumoer
- Vincent company
- Maandacht
- Garifuna
- Thassos
- Saskia voor KVS
wat is er veranderd?
De artikels kregen een update zodat ze helder, concreet en duidelijk zijn voor alle partijen. Lees het geheel grondig door en bekijk waarin ze verschillen van de algemene voorwaarden die jij normaal gebruikt.
- Neem zeker artikel 5 (overmacht) & 6 (opzeg van het contract) met aandacht door, deze artikels werden uitgebreid om de wederkerigheid en de verplichtingen tussen partijen voldoende te kaderen.
- Deze nieuwe algemene voorwaarden kunnen gebruikt worden voor alle voorstellingen of concerten in jouw cultuurhuis.
- Gebruik ze volledig en maak bij voorkeur geen aanpassingen. Wil je toch graag iets wijzigen, neem dit dan op in de bijzondere bepalingen of laat dit duidelijk weten aan de andere partij.
- Belangrijk: bespreek steeds met de andere partij dat je de nieuwe versie van de algemene voorwaarden gebruikt en vraag hiervoor een expliciete bevestiging.
bekijk je contract zorgvuldig – aandachtspunten
Wil je graag nog eens opfrissen waar je precies op moet letten? Is de andere partij niet akkoord met de nieuwe contractvoorwaarden? Wil je zeker zijn dat je weet wat je ondertekent?
Bekijk dan deze negen aandachtspunten:
- Kijk na hoe de betalingen gebeuren. Soms wordt er gevraagd om op voorhand of de avond van de voorstelling te betalen of is er een eis om te betalen zonder een factuur. Het algemeen principe is dat facturen pas achteraf moeten betaald worden, meestal binnen de 21 à 30 dagen na prestatie (in de nieuwe contractvoorwaarden is dit 21 dagen). Een goede vuistregel voor een voorschot is om maximaal 50% te betalen.
Tip: Indien je met een administratieve kost zit binnen je ticketingsysteem, gebruik je voor partageberekeningen best steeds de extern gecommuniceerde ticketprijs minus de administratieve kost.
- In het geval van overmacht is het woordje ‘onvervangbaar groepslid’ discussieerbaar. Als één van de bandleden ziek wordt, is het redelijk helder. Maar wat als de geluidstechnieker ziek wordt of een koorlid? Bespreek dit indien je dit onduidelijk vindt.
- Bij de opmaak van het contract is het belangrijk om het wederkerig karakter ervan duidelijk te maken. In het geval van een contractbreuk aan de kant van de artiest is er ook reden om hiervoor een schadevergoeding te eisen. Dit geldt niet bij overmacht. Voeg daarom ook zaken op in het contract die hiernaar verwijzen zoals ‘vice versa’ of ‘voor beide partijen’.
- Clausules over foto’s of video-opnames lees je best goed na. Indien mogelijk vraag je dit na bij de artiest wat er precies kan.
- Auteursrechten van foto’s en promomateriaal: indien dit niet opgenomen staat in het contract, voeg je dit best toe. Daarmee doe je als organisator afstand van mogelijke problemen rond auteursrechten voor foto’s en ander materiaal die door het boekingskantoor zijn aangeleverd.
- Maak in het contract een duidelijk onderscheid tussen gages en productiekosten en vraag om dit ook zo op te nemen in de factuur. Bedrijfsvoorheffing voor buitenlandse artiesten is niet altijd heel transparant.
Tip: Geef op voorhand je bedrijfsvoorheffing aan, op die manier krijg je een korting.
- De verantwoordelijkheid voor veiligheid en materiaal (bij schade of diefstal) zijn een gedeelde verantwoordelijkheid en niet enkel van de organisator. Geef bijvoorbeeld aan dat je als organisator zal handelen als voorzichtig en redelijk persoon.
- Indien er wijzigingen zijn aan het originele contract moet je altijd vragen om de wijzigingen te ondertekenen of een aangepast contract te bezorgen. Wanneer je ondertekent kan je ook toevoegen dat je tekent onder voorbehoud van het akkoord van de artiest met de aangebrachte wijzingen.
- Wees steeds kritisch, lees goed na en pas gerust aan wanneer een verwoording niet overeenstemt met de praktijk.
Tip: Stel een bevestigingsbrief op indien je nog geen ontwerpcontract ontving, waarbij je vóór het ontvangst van het contract al afspraken noteert. Die vertrekt uit jullie mondelinge overeenkomst of mailverkeer en moet vooral antwoorden geven die nodig zijn om bijvoorbeeld een seizoensbrochure op te stellen of budgetten in de gemeente te bespreken. Belangrijk is om hierbij te vragen naar een ontwerpcontract, technische fiche, de rider en de promoteksten/foto’s. Enkele vragen die je bijvoorbeeld kan stellen: is er een partage afgesproken en zo ja welke? Zijn er bijkomstige kosten? Welk promomateriaal is er voorzien? Welk BTW-tarief is van toepassing?
cult! vzw is zorgvuldig als het gaat om informatie en antwoorden die het zelf geeft of die het krijgt van experten en partners op wie het een beroep doet. cult! streeft er naar steeds zo goed en correct mogelijke info te geven. cult! kan echter niet garanderen dat de informatie altijd foutloos, volledig en actueel is. Daarom kan er aan de informatie op deze website en aan eventueel advies per mail of telefoon geen rechten worden ontleend.
